Position: Responsable logistique multi-pays Burkina Faso et Mali
Responsables de : Gestion de la logistique et de la chaîne d’approvisionnement des missions du Burkina Faso et du Mali pour assurer le bon fonctionnement du département, y compris les achats, la flotte, le stock d’actifs et d’équipements, la gestion des entrepôts et des bases, l’archivage et le reporting.
Emplacement: Ouagadougou, avec des visites de terrain dans les zones d’intervention au Burkina Faso (en fonction des conditions de sécurité) et à Bamako (Mali)
Date limite : 26/09/2024
Date d’entrée en fonction : Dès que possible
Lieu d’affectation famille : NON
R&R : OUI
Contexte de travail :
WeWorld soutient les personnes qui surmontent les situations d’urgence et s’efforce de garantir que chacun puisse avoir une vie décente et digne, ainsi que des opportunités et un avenir meilleur. WeWorld est une organisation italienne indépendante qui travaille dans le domaine de la coopération internationale et de l’aide humanitaire depuis 50 ans. WeWorld a débuté ses activités au Burkina Faso en 1985. Après une pause, elle a repris ses activités en 2012 en se concentrant sur la promotion de l’autonomisation des femmes et le soutien aux groupes vulnérables afin d’apporter une aide d’urgence aux plus vulnérables, de soutenir les populations déplacées et de renforcer la résilience des populations locales. Les secteurs d’intervention vont de la sécurité alimentaire et de la nutrition à la protection et au développement local. WeWorld travaille actuellement dans les provinces du Soum, de l’Oudalam et du Kadiogo avec des bureaux à Ouagadougou, Djibo et Gorom Gorom. Au Mali, WeWorld travaille sur des projets de développement et d’urgence depuis 2019, en mettant l’accent sur l’autonomisation des femmes, l’éducation dans les situations d’urgence, la protection de l’enfance, la sécurité alimentaire, en travaillant avec les communautés vulnérables et les PDI pour renforcer leur résilience. Les interventions de WeWorld se déroulent principalement dans les zones urbaines et périurbaines de Bamako et dans les régions de Douentza, Bandiagara, Bankass et Mopti
Objectif du rôle
WeWorld recrute un(e) Responsable(trice) Logistique Multi-Pays basé à Ouagadougou. Il/Elle travaille sous la supervision directe du Représentant Pays et sous la direction technique du Responsable Logistique Régional. Il/Elle gère l’équipe logistique au Burkina Faso et au Mali et travaille en coordination avec les équipes Finance Pays, les Responsables de Programme et les Représentants Pays.
Principales tâches et responsabilités
Responsabilités générales
- Assurer le strict respect des procédures et directives d’approvisionnement de WeWorld et des donateurs
- Examiner les POS et les directives pertinentes au niveau de la mission pour s’assurer qu’elles sont pertinentes dans le contexte des pays
- Assurer la participation active et la contribution de l’équipe logistique tout au long de la chaîne d’approvisionnement et du cycle du projet, en visant une qualité et une efficacité élevées dans la mise en œuvre
- Soutenir et améliorer la capacité de l’équipe logistique par le biais de plans de formation et de suivis adaptés afin d’améliorer leurs capacités d’approvisionnement et de logistique.
- S’assurer que l’équipe logistique dispose d’un effectif adéquat dans les trois bases en fonction des exigences opérationnelles.
- Assurer la formation périodique de l’équipe logistique sur le Code d’éthique et de conduite, en mettant l’accent sur les activités d’approvisionnement
- Facilite la coordination efficace de l’information logistique au niveau de la mission grâce à des systèmes efficaces (réunions, rapports, approvisionnement et suivi budgétaire)
- Favorise une collaboration proactive entre les équipes de programme, financières et logistiques, facilitant ainsi une coordination et une planification rapides
- Renforce la présence de l’organisation dans les pays afin de favoriser la collaboration avec les parties prenantes telles que les groupes de travail techniques, les forums de partenaires, les autorités, les communautés et les fournisseurs
- Collabore étroitement avec le groupe de la logistique, les organismes partenaires, le gouvernement et d’autres parties prenantes concernées pour identifier et tirer parti des opportunités de services communs dans les pays
Gestion des achats
- Superviser et fournir un soutien pour la mise en œuvre des procédures d’approvisionnement, en s’alignant sur le manuel d’approvisionnement mondial de WeWorld et les directives des donateurs, de la planification initiale à l’achèvement
- Assumer la responsabilité directe de la gestion des processus d’approvisionnement à forte valeur ajoutée, en intervenant pour combler les lacunes ou les exigences spécifiques, au besoin.
- Mettre en œuvre un cadre structuré de gestion des contrats tout au long du cycle du projet, en mettant l’accent sur le suivi étroit des contrats complexes.
- S’assurer que les documents et les dossiers d’approvisionnement sont archivés et organisés conformément aux directives d’archivage, ce qui facilite l’organisation efficace et la conformité des audits et des revues
- Élaborer des protocoles de gestion du rendement pour évaluer les fournisseurs nouveaux et existants, en enregistrant systématiquement les informations pertinentes.
- Élabore une stratégie d’approvisionnement sur mesure visant à garantir l’obtention de processus et de résultats d’approvisionnement de haute qualité
- Prévoir de manière proactive les lancements à venir et les mises à jour de l’état d’avancement afin d’équilibrer efficacement la charge de travail des achats conformément aux objectifs et aux échéanciers du projet.
Gestion de flotte
- Superviser l’optimisation de la performance de la flotte
- Assurer le respect des procédures standard de gestion des véhicules
- Superviser le suivi général des véhicules de la mission et des rapports connexes, y compris les contrôles de consommation et la planification de l’entretien
- Effectue des vérifications ponctuelles périodiques
Gestion des actifs/équipements
- S’assurer du respect des procédures standard et superviser la mise en œuvre de contrôles et de vérifications spécifiques
- Gérer et suivre efficacement l’équipement de la mission, y compris la tenue à jour de la base de données de gestion des actifs et de l’équipement, le codage, la distribution et les processus de transfert
- Réalise des inventaires réguliers et intègre les résultats dans la stratégie d’achat de la mission
Gestion des stocks, des entrepôts et des bases
- Superviser et aider l’équipe logistique à maintenir les fournitures et l’équipement adéquats pour le bureau, en veillant à ce que tous les articles soient bien entretenus
- Superviser et aider l’équipe logistique à maintenir les fournitures et l’équipement nécessaires pour les maisons d’hôtes du personnel international, en veillant à ce qu’elles soient bien entretenues
- Fournir des conseils et des orientations sur les questions de gestion d’entrepôt et animer des séances de formation en cours d’emploi pour la gestion d’entrepôt
Rapports
- Rassemble toutes les informations logistiques disponibles au sein de la mission et compile un rapport mensuel consolidé
- Évaluer la qualité des rapports logistiques intra et interministériels pour en vérifier l’exactitude, la rapidité et l’efficacité, en aidant le coordonnateur de la logistique à établir une structure de rapport efficace.
- Préparer une base de données des fournisseurs de fournitures et de services et rédiger une carte des ressources pour les projets en cours.
- Superviser la création et la mise à jour du plan d’approvisionnement
- Saisir les données relatives aux achats pour les rapports intermédiaires et finaux sur les achats, conformément aux exigences des donateurs
Gestion de la sécurité
- Collabore avec le représentant national et le point focal Sûreté et sécurité pour contribuer à l’exécution des directives, des procédures opérationnelles normalisées et des plans de sûreté et de sécurité.
- Aider à assurer la préparation des plans d’évacuation et d’urgence, y compris la vérification des trousses d’urgence et des trousses de premiers soins
- Participer activement aux réunions de coordination de la logistique et de la sécurité, ainsi qu’aux séances d’échange d’information
Ouverture des bases
- Formuler un plan détaillé pour l’établissement de nouvelles bases dans les pays
- Superviser l’évaluation des fournitures et de l’équipement nécessaires aux bases pour soutenir les activités opérationnelles
- Prendre en charge l’évaluation et la mise en œuvre des normes de sûreté et de sécurité pour les nouveaux locaux en coordination avec la personne de contact sécurité
- Gérer la structure d’approvisionnement et de logistique de la nouvelle base en collaboration avec le représentant pays et le responsable régional de la logistique et des achats, ce qui comprend la définition des termes de référence (TdR), l’aide au recrutement et la facilitation du renforcement des capacités du nouveau personnel
Intervention d’urgence
- Chargé de collaborer avec les points focaux du projet à l’élaboration d’un plan d’intervention d’urgence pour les activités d’approvisionnement et de logistique, en fournissant un soutien tout au long de l’année.
- Réalisation d’évaluations de marché afin d’élargir la base de données des fournisseurs, d’améliorer l’efficience et l’efficacité de l’approvisionnement pour les interventions d’urgence.
- Collaborer étroitement avec les grappes, les groupes de travail du secteur et les autorités gouvernementales pour se tenir au courant de la réglementation en vigueur et faciliter le partage des ressources entre les différentes parties prenantes.
Les devoirs et responsabilités énoncés ci-dessus ne sont pas exhaustifs et le titulaire du rôle peut être appelé à effectuer des tâches supplémentaires.
Spécifications du poste
EXIGENCES ESSENTIELLES
Qualifications et connaissances
- Master ou équivalent en Logistique/Achats/Ingénierie/Administration des affaires
- Une compréhension approfondie du contexte sahélien
- La maîtrise du français, tant à l’écrit qu’à l’oral, est essentielle
- Bonne connaissance de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral
Expérience professionnelle
- Au moins 3 ans d’expérience en logistique humanitaire dont 2 ans à des postes similaires dans un contexte comparable
- Vaste expérience de la gestion et des procédures de logistique et/ou de sécurité
- Expérience en planification stratégique avec de solides compétences analytiques
- Expérience de représentation auprès des institutions et participation aux réunions de coordination
Compétences et aptitudes
- Compétences en leadership, en planification, en organisation et en travail d’équipe
- Attitude proactive et dynamique
- Capacité d’adaptation et de travail sous contrainte, sous pression et dans des contextes complexes et multiculturels
- Compétences interpersonnelles et approche interculturelle
- Bonne capacité d’écoute et de communication
- Bonnes compétences en négociation et en résolution de conflits
- Un fort engagement envers la mission de WeWorld, un véritable intérêt pour les sujets de développement de la coopération internationale
- Faire preuve d’intégrité à l’égard des valeurs et des normes éthiques de l’ONG
- Fait preuve de sensibilité et d’adaptabilité à la culture, au sexe, à la religion, à la nationalité et à l’âge.
- Traite toutes les personnes équitablement sans favoritisme
EXIGENCES SOUHAITABLES
- Une expérience dans les grands contrats de travaux serait considérée comme un atout
- Expériences professionnelles antérieures en Afrique subsaharienne
- Expérience de la gestion à distance
- Connaissance de la langue italienne
Ce que nous offrons
Type de contrat : un premier contrat de collaboration de 6 (six) mois sous réserve de vérification de l’atteinte d’objectifs spécifiques (ces objectifs seront convenus à l’arrivée en mission) ; un second contrat de collaboration de 6 (six) mois renouvelable
Conditions économiques : à définir selon la politique de rémunération des expatriés de WeWorld : Salaire de base (ancienneté/rôle occupé) + Cotisations (complexe de rôles ; rigueur et logement en fonction du lieu de travail)
Congés annuels : 2,5 jours/mois (jours ouvrables)
R&R : 5 jours toutes les 12 semaines - L’indemnité journalière couvre les frais de nourriture et d’hébergement
Billet d’avion : un vol aller-retour tous les 12 mois du contrat
Assurance maladie : prise en charge
Comment postuler
Comment postuler
Envoyez votre CV et votre lettre de motivation à : https://weworld.intervieweb.it/jobs/multi-country-logistics-manager-burkina-faso-and-mali-550005/it/
Le processus de recrutement peut être clôturé prématurément si un candidat approprié est trouvé.
En raison du grand nombre de candidatures, nous nous excusons par avance et ne répondrons qu’aux profils jugés aptes au poste.