Titre du poste : Coordonnateur(trice) de la gestion des partenariats et des subventions - FRS
Superviseur technique : Responsable des Finances et des Opérations de la FRS
Responsable de ligne : Responsable des Finances et des Opérations de la FRS
Lieu d’affectation : Dakar, Sénégal
Zone d’opération : Burkina Faso, Mali, Niger, Tchad
Période d’emploi : 12 mois
Type de contrat : Expatrié ou ressortissant
Salaire et avantages sociaux : F non cadres + avantages sociaux selon le type de contrat
Introduction
Le Conseil danois pour les réfugiés vient en aide aux réfugiés et aux personnes déplacées à l’intérieur du pays dans le monde entier : nous leur apportons une aide d’urgence, nous luttons pour leurs droits et renforçons leurs chances d’un avenir meilleur. Nous travaillons dans les zones touchées par les conflits, le long des routes de déplacement et dans les pays où les réfugiés s’installent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons de trouver des solutions responsables et durables. Nous œuvrons à une intégration réussie et, dans la mesure du possible, à la réalisation du souhait de rentrer chez soi.
Le Conseil danois pour les réfugiés a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale comptant plus de 7 000 employés et 8 000 bénévoles. Basé à Copenhague (Danemark) et présent dans une quarantaine de pays, le Danish Refugee Council est une organisation de secours à but non lucratif, politiquement indépendante, non gouvernementale et non confessionnelle.
Notre vision est une vie digne pour toutes les personnes déplacées. Tous nos efforts sont basés sur notre boussole de valeurs : l’humanité, le respect, l’indépendance et la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.
1. Contexte
La RDC opère en Afrique de l’Ouest depuis 1998 et en Amérique latine et dans les Caraïbes depuis 2011. Le Bureau régional de la RDC pour l’Afrique de l’Ouest, du Nord et l’Amérique latine (WANALA) est basé à Dakar, au Sénégal, et couvre plusieurs pays.
Le Fonds Régional pour le Sahel (FRS) est un fonds régional d’ONG humanitaires, hébergé par la RDC, résidant dans l’OR de la RDC pour WANALA, et régi par un Conseil d’administration composé d’ONG (i)ONG de premier plan et du FCDO. Il s’efforce de fournir une protection et une aide humanitaire de haute qualité, d’un bon rapport qualité-prix, fondée sur des principes et dans les points chauds du Sahel pour les personnes les plus vulnérables, en particulier les femmes, les filles, les personnes âgées et les personnes handicapées qui sont parmi les personnes les plus vulnérables touchées par la crise.
2. Objet
Travaillant en tant que partie intégrante de l’Unité de gestion du Fonds à Dakar, au Sénégal, la personne soutiendra l’ensemble des fonctions de gestion des subventions, de conformité et de partenariat du Fonds régional pour le Sahel hébergé par la RDC. Ils fourniront des conseils à nos partenaires et coopéreront avec leurs collègues concernés et les parties externes si nécessaire. Pour plus d’informations sur le FRS (Fonds Régional Sahel) et ses fonctions, veuillez consulter notre site web www.sahelregionalfund.org.
3. Duties and Responsibilities
Responsibilities:
a. Partners’ Grant Application Process:
- Develop and manage grant application processes, including guidelines, grants templates, timelines, and evaluation criteria related to internal and external compliance and risks management.
- S’assurer que toutes les demandes des partenaires sont soumises à temps et répondent aux exigences spécifiques de l’appel de propositions/déclarations d’intérêt.
- Coordonner l’administration des processus de diligence raisonnable et de vérification préalables à l’attribution avec tous les partenaires de la SRF.
- Mener le processus de diligence raisonnable et l’évaluation de la capacité des partenaires en matière de conformité interne et externe et de gestion des risques.
- Diriger la préparation administrative des accords de subventions et de subventions de partenariat nécessaires et de toute modification à ceux-ci.
- Diriger des réunions d’information des partenaires sélectionnés sur des questions liées aux manuels d’opérations SRF et aux exigences générales de conformité.
- Soutenir le processus d’évaluation des capacités de partenariat
b. Développement de la gestion des subventions
- Diriger le développement et le déploiement du système de gestion des subventions et du processus connexe.
- Prendre la direction de la mise à jour régulière du Manuel des opérations du FRS sur la gestion des subventions (si nécessaire) sous supervision et sous réserve de l’approbation finale du Chef des finances et des opérations et du Directeur du Fonds
- Vérification de la conformité avec les conditions de subvention et le manuel d’opérations de la FRS en communication avec les partenaires
- Soutenir la mise à jour du registre des risques SRF et du tableau de bord des risques résiduels élevés et très élevés et des risques évoluant vers le haut dans cette catégorie.
c. Partenariats quotidiens, gestion des subventions et appui technique administratif
- Assurer le téléchargement/la sauvegarde appropriés de tous les documents liés aux subventions sur SP et/ou dans le système GMS développé
- Coordonner avec les bénéficiaires de subventions pour suivre les progrès et s’assurer que les fonds sont utilisés conformément aux conditions de la subvention et au manuel des opérations de la FRS.
- Coordonner l’équipe de gestion du Fonds pour planifier et aider à organiser les réunions d’examen des subventions, des programmes et des partenaires.
- Assurer le suivi de la mise en œuvre des points d’action convenus lors de ces réunions et documentés lors de l’examen des rapports et du processus de rétroaction.
- En étroite coordination avec le gestionnaire du Fonds FRS concerné au niveau national, tenir des registres détaillés de toutes les subventions, y compris les demandes, les approbations, les refus, les rapports, les lettres de retour d’information et autres documents connexes.
- Mettre à jour les informations sur les subventions, y compris le téléchargement de la documentation pertinente dans Dynamics et le système de gestion des subventions SRF.
- Soutenir la gestion des versements échelonnés en veillant à ce que les demandes de paiement soient soumises en temps opportun et correspondre au calendrier des versements dans Dynamics, et en soutenant le suivi des versements non alloués ou non réglés.
- Soulever les risques liés aux subventions et à la gestion des contrats auprès du Chef des finances et des opérations et du Directeur du Fonds et fournir des contributions au traitement des dossiers.
- Coordonner les processus d’examen et de retour d’information des rapports navals et financiers aux partenaires de la FRS.
- Examinez le plan d’approvisionnement des partenaires, le registre des risques, les plans de renforcement des capacités et les plans de dotation pour chaque projet et signalez les écarts au gestionnaire du fonds et au responsable des finances et des opérations.
- Diriger la coordination de la soumission de rapports financiers et narratifs sur l’avancement des projets financés par des subventions et la gestion globale des fonds afin d’assurer des rapports de haute qualité, bien rédigés et opportuns.
- Contacter les représentants des donateurs au besoin et maintenir une communication professionnelle.
- Diriger le processus de demande de modifications et assurer la conformité concernant les extensions (sans frais), les modifications, les recharges, les réallocations demandées par les bénéficiaires de la SRF.
- Renforcement des capacités : Veiller à ce qu’une formation soit mise à la disposition du personnel des partenaires sur les questions liées à la gestion des subventions, y compris la rédaction de rapports sur les subventions et les questions de conformité des donateurs, au besoin.
- Faciliter la communication interdépartementale impliquée dans la supervision des projets de subvention, au besoin.
- Documenter et veiller à ce que les notes pour les dossiers et les dérogations soient remplies de manière adéquate (y compris les formulaires e-CT).
- S’assurer que les produits de communication et de plaidoyer sont conformes aux exigences des donateurs et du FRS.
Lorsque cela est gérable, le coordinateur de la gestion des subventions peut être appelé à effectuer d’autres tâches demandées par le chef des finances et des opérations ou le directeur du fonds SRF.
4. Qualifications requises
Langues :
- Anglais – maîtrise totale, oral et écrit
- Français – maîtrise totale, oral et écrit
Obligatoire:
• Minimum de 5 ans d’expérience professionnelle pertinente sur un poste lié à la gestion des subventions au sein d’une ONG/iONG ou au sein de structures de donateurs
• Expérience de travail avec de grands donateurs institutionnels, tels que le FCDO, l’UE, ECHO, l’USAID, le BHA, le HCR et d’autres agences des Nations Unies.
• Connaissance des règles et règlements des donateurs
• Capacité démontrée à prioriser les charges de travail importantes, à respecter constamment les délais et à s’adapter dans un environnement de travail complexe et stimulant.
• Capacité à travailler efficacement et de manière autonome, en équipe
Souhaitable:
• Expérience de travail antérieure dans une mission en RDC
• Expérience antérieure de travail avec Dynamics ou un autre système ERP robuste tel que SAP, Oracle, etc.
• Connaissance de base de Power Apps ou expérience du développement de systèmes de subventions internes
• Expérience de travail avec des partenaires locaux
• Expérience antérieure dans la région du Sahel
Éducation:
- Diplôme universitaire en sciences politiques, en développement international, en économie, en administration des affaires ou dans un autre domaine pertinent
- Tout certificat professionnel dans le cadre global de subventions ou de coopérations de partenariat démontrant un intérêt pour le domaine serait un avantage
5. Compétences et qualités requises
Compétences clés de la DRC :
Viser l’excellence
Collaboration
Prendre les devants
Communication
Faire preuve d’intégrité
- Capacité à travailler dans un environnement multinational et multiculturel
- La proactivité, avec un engagement solide dans le travail d’équipe et un esprit de collaboration authentique
- D’excellentes compétences en communication, ainsi que de la patience et de la politesse sont requises
- Des compétences multitâches et organisationnelles sont nécessaires
- Adaptable et flexible
- Compétences avérées en matière d’analyse et de pensée critique
- Sens exemplaire de l’éthique au travail
- Esprit d’équipe et bon sens de l’humour
6. Règlement général
- L’employé doit suivre les instructions de la DRC en matière de sécurité, de confidentialité et de directives éthiques, y compris le Code de conduite et le Cadre de responsabilité humanitaire
- L’employé ne doit pas s’engager dans d’autres activités rémunérées pendant la période du contrat DRC sans autorisation préalable
- L’employé ne doit pas s’engager dans une activité qui pourrait nuire à la DRC ou à la mise en œuvre d’un projet pendant la durée du contrat de la DRC.
- L’employé ne doit pas donner d’entrevues aux médias ou publier des photos ou d’autres documents liés au projet sans autorisation préalable
- L’employé doit retourner tout l’équipement emprunté pour le projet à la DRC après la fin de la période du contrat ou sur demande
Comment postuler
7. Processus de demande
Tous les candidats doivent envoyer une lettre de motivation et un CV à jour (ne dépassant pas quatre pages) sur le site Web de la DRC. Les deux doivent être en anglais.
La DRC garantit l’égalité des chances en matière d’emploi et interdit la discrimination en matière d’emploi fondée sur la race, le sexe, la couleur, la religion, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état matrimonial ou le handicap.
La DRC encourage tous les candidats à postuler et ne pratique aucune discrimination dans tout processus de recrutement.
Cependant, tous les candidats doivent prendre en considération le fait que la RDC ne peut pas offrir un contrat de travail international à un citoyen du pays d’affectation (dans ce cas précis, le Sénégal).
La date limite de dépôt des candidatures est le 21 octobre 2024 à 23h59 (heure GMT). Les demandes soumises après cette date ne seront pas prises en considération.
En raison de l’urgence du poste, DRC a le droit de recruter un candidat qui correspond au profil requis avant la date limite ci-dessus.
https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=1036&ProjectId=172213&DepartmentId=19015&MediaId=5