ADMINISTRATEUR DE PROJET RESPONSABLE Projet Maiduguri – Nigeria - H/F

L’ASSOCIATION ALIMA

L’ESPRIT D’ALIMA : L’objectif d’ALIMA est de sauver des vies et de prendre en charge les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination fondée sur l’identité, la religion ou le politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanité et impartialité, dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour avoir accès aux patients, nous nous engageons à agir de manière neutre et indépendante.

Notre CHARTE définit les VALEURS et les PRINCIPES de notre action :

  1. Donner la priorité au patient
  2. Révolutionner la médecine humanitaire
  3. Responsabilité et liberté
  4. Améliorer la qualité de nos actions
  5. Placer la confiance
  6. L’intelligence collective
  7. Responsabilité environnementale

ALIMA promeut et défend les principes des droits fondamentaux de l’homme. ALIMA adopte une approche de tolérance zéro à l’égard des personnes coupables d’actes de violence sexiste et sexuelle, ainsi qu’à l’égard de l’inaction face aux actes de violence allégués ou avérés. La protection des bénéficiaires et des personnes touchées par notre intervention est notre priorité absolue dans tout ce que nous faisons. Tous ceux qui collaborent avec ALIMA s’engagent à :

  • Respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles y compris la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ;
  • Signaler toute violation des politiques, documents-cadres et procédures à un supérieur, à un référent

PRENDRE SOIN - INNOVER - ENSEMBLE : Depuis sa création en 2009, ALIMA a pris en charge plus de 13 millions de patients et déploie aujourd’hui ses opérations dans 12 pays africains et s’étend pour soutenir l’urgence en Haïti. En 2022, nous avons développé 62 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins des populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets est réalisé en appui aux autorités nationales à travers près de 511 établissements de santé. Dans la mesure du possible, nous travaillons en partenariat avec des ONG locales pour nous assurer que nos patients bénéficient de l’expertise la meilleure et la plus pertinente où qu’elle se trouve, que ce soit dans leur propre pays ou dans le reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherche opérationnelle et clinique, notamment dans le domaine de la lutte contre la malnutrition et les fièvres hémorragiques virales.

L’ÉQUIPE D’ALIMA : plus de 2000 personnes travaillent actuellement pour ALIMA. Les équipes de terrain, les plus proches des patients, reçoivent leur appui d’équipes de coordination généralement basées dans les capitales des pays. Ceux-ci bénéficient de l’appui des 4 équipes de bureau et de l’équipe d’urgence et d’ouverture basée au quartier général opérationnel à Dakar, au Sénégal. Les équipes de Paris et de New York travaillent activement à lever des fonds et à représenter ALIMA. Le reste de la galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires travaillant pour le compte d’autres organisations telles que les ONG médicales BEFEN, ALERT Health, SOS Médecins / KEOOGO, AMCP, les organismes de recherche PACCI et INSERM, les universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’OING Solidarité Internationale et bien d’autres.

COUNTRIES WHERE WE WORK: Mali, Burkina Faso, Central African Republic, Nigeria, Niger, Chad, Democratic Republic of Congo, Cameroon, Guinea, Sudan, Mauritania, Ukraine, Ethiopia, Haiti.

THE WORK WE DO COVERS: Malnutrition, Maternal Health, Primary Health, Paediatrics, Malaria, Epidemics (Ebola, Cholera, Measles, Dengue, Lassa Fever), Hospitalisation, Emergencies, Gender Based Violence, Opening / Closing.

ALIMA in NIGERIA

ALIMA has been present in Nigeria since 2016. Its actions are part of a regional response strategy to health and nutrition emergencies, with a focus on pediatric, maternal-infant, and epidemic interventions. ALIMA is present in North-East Nigeria in Borno State (MMC and Jere LGAs) and in Yobe State (Bade and Karasuwa LGAs) where it provides outpatient and inpatient healthcare and nutrition services for IDPs and host communities. In North-West Nigeria, ALIMA is in Katsina State (Kaita LGA) to respond to increased nutritional needs. ALIMA is present in the South-West, in Ondo State (Owo LGA) where teams are treating patients for Lassa fever and conducting research into improved treatment.

Since the rapid increase in Lassa Fever cases in 2018, ALIMA has been supporting the NCDC and the State Ministry of Health in Owo (Ondo State) with case management, active case detection, patient triage, public awareness campaigns, and reinforcement of the Infection Prevention and Control (IPC) measures among health workers in the different hospital structures of Ondo State. As of today, ALIMA is intervening in Owo Federal Medical Centre (Owo FMC) to support the response to the outbreak by providing free laboratory and clinical care for suspected and confirmed cases of Lassa fever and also conducting clinical research. In 2019-2020, ALIMA set up a Viral Haemorrhagic Fever laboratory in Owo to improve patients’ care by providing fast and high-quality diagnoses. ALIMA also takes on community outreach activities and has sensitized more than 6 500 people to Lassa fever.

In addition to prevention and case management, ALIMA is currently participating in the coordination of several studies to better understand the disease in order to improve case management, including an observational cohort study (LASCOPE) to describe the clinical, biological course, management and outcomes of hospitalized patients with a diagnosis of confirmed Lassa fever. With more than 1000 inclusions, the LASCOPE study enables researchers and medical experts to better understand the factors that contribute to the death of people infected with the Lassa virus. It is comprehensively documenting and analyzing the clinical and biological parameters of these patients who were admitted to the Federal Medical Centre in Owo, and more recently to the Alex Ekwueme Teaching Hospital in Abakaliki. By taking an approach that integrates research, patient care and infection prevention and control, the LASCOPE project provides valuable information for the design of future diagnostic tools, vaccines and therapeutic trials aimed at finding a more specific treatment. Following the initial results of the LASCOPE study, ALIMA, and its partners are continuing, with the consent of the patients, to collect data on people admitted to the Lassa fever ward in Owo. The study has already produced several publications, including one in The Lancet.

ALIMA is also implementing a phase II clinical trial (SAFARI) at the Federal Medical Center of Owo (FMCO) to evaluate the safety and efficacy of Favipiravir (antiviral drug). The ultimate goal is to improve specific treatment options and continue with an international phase III trial. All these ongoing and future research activities are in line with ALIMA's strategic priorities to promote research against viral haemorrhagic fevers in Africa.

POST TYPOLOGY

Mission Location : Mission Location : Nigeria, Maiduguri (Borno state)

Management lines:

  • Report to (Direct): Project Coordinator
  • Staff Reporting to him: - Finance Supervisor; - HR supervisor

PROTECTION OF BENEFICIARIES AND COMMUNITY MEMBERS

Level 3: As part of his/her duties, the incumbent will visit programs and come into contact with children and/or vulnerable adults. Therefore, a criminal record check or a certificate of good character will be required. In situations where a criminal record or character reference is not available, a statement of good character will be required.

MAIN ACTIVITIES

The main task of the Project Administrative Manager is to oversee and manage all aspects of human resources, administration, and finance for a project. This includes organizational structure, staffing, payroll, training, legal compliance, financial management, budget monitoring, and reporting. The role also focuses on fostering a supportive work environment, implementing measures to prevent abuse and violence, and ensuring adherence to organizational and local regulations for efficient project resource management.

RESPONSIBILITIES

  • Organizational Structure & Job Descriptions :
    • Collaborate with the Project Coordinator and HRCO to establish and maintain the project's organizational chart and job descriptions, ensuring alignment with project goals and staffing needs.
  • HR Operational Needs Assessment:
    • Work in close coordination with the Project Coordinator, HRCO, and FINCO to assess and calculate HR operational requirements and associated budgets to ensure efficient resource allocation and facilitate budget tracking.
  • Compliance with Labor Laws:
    • Execute hiring processes, manage employee contract amendments and terminations, archive and update personnel files, communicate employee rights, and prepare mandatory tax declarations to ensure compliance with local labor regulations.
  • Staff Planning & Shift Management:
    • Assist the Project Coordinator and team leaders in creating annual leave schedules and staff shifts to anticipate HR requirements and ensure staff availability for project activities.
  • Payroll Management:
    • Oversee and execute payroll procedures, ensuring accurate and timely processing of monthly salary calculations for national employees, including all relevant data such as leave days and bonuses.
  • Training Needs Assessment & Performance Evaluation:
    • Collaborate with the project team and line managers to identify training needs, evaluate employee performance, and support potential talent identification for capacity building and enhanced project impact.
  • Staff Development & Communication Processes:
    • Plan and manage staff recruitment, training, induction, evaluation, and communication processes in collaboration with HRCO, ensuring staff are well-equipped and knowledgeable.
  • Internal Communication Policies:
    • Support the Project Coordinator and line managers in implementing effective internal communication strategies to foster staff engagement and enhance organizational commitment.
  • Adherence to Memoranda of Understanding:
    • Work closely with the coordination team to implement administrative procedures outlined in any active Memoranda of Understanding (MoUs) with local partners, ensuring compliance and collaboration.
  • Conflict Prevention & Resolution:
    • Proactively identify strategies in collaboration with the coordination team to prevent and resolve labor disputes within the project.
  • Surveillance des mouvements du personnel :
    • Superviser et suivre tous les mouvements de personnel et les dispositions d’hébergement pour assurer un soutien adéquat au personnel pendant toute la durée du projet.
  • Gestion financière et optimisation des flux de trésorerie :
    • Concevoir et mettre en œuvre des flux de travail financiers (gestion de trésorerie, transferts, processus d’approvisionnement, validations de paiements) pour optimiser la trésorerie du projet et assurer la sécurité financière.
  • Pratiques comptables transparentes :
    • Établir et faire respecter des procédures transactionnelles pour maintenir des pratiques comptables transparentes et une traçabilité complète des documents financiers selon les directives ALIMA.
  • Rapport financier mensuel :
    • Assurer des clôtures comptables mensuelles précises et en temps opportun, en maintenant des normes élevées de qualité et le respect des délais.
  • Suivi du budget du projet :
    • Analyser et suivre les budgets des projets en étroite collaboration avec l’équipe de coordination, en s’assurant que les fonds sont utilisés conformément aux contrats des donateurs et en proposant les actions correctives nécessaires.
  • Rapports RH, administratifs et financiers :
    • Assurer des rapports détaillés et précis sur les questions RH, administratives et financières relatives au projet (ex. : fermetures mensuelles de Homère et de SAGA, rapports de situation).
  • Prévention des abus et de la violence :
    • Mettre en œuvre et appliquer des mesures pour prévenir l’abus de pouvoir, la violence fondée sur le sexe et la violence sexuelle dans l’environnement du projet, en veillant à ce que le milieu de travail soit sûr pour tous.
  • Participation aux sessions de formation :
    • Participer activement aux formations et aux séances de sensibilisation pour rester informé et en conformité avec les normes organisationnelles liées à la prévention des abus.
  • Développement communautaire et soutien :
    • Contribuer à la création et au maintien d’un environnement favorable et protecteur pour tous les membres de l’équipe, en favorisant une culture de respect et de bienveillance.
  • Mise en œuvre de mesures de prévention contre l’abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles
    • Participer à des sessions de formation et de sensibilisation.
    • Mettre en œuvre des normes de prévention des mauvais traitements.
    • Assurez-vous que les membres de l’équipe suivent des séances de formation et de sensibilisation et appliquent les règles de prévention des abus.
    • Contribuer à la création et au maintien d’un environnement stimulant et protecteur.

COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE

Diplôme universitaire en finance, administration et ressources humaines.

Minimum 2 ans d’expérience en finance et gestion des ressources humaines Expérience au sein d’une ONG médicale internationale, un atout.

Parfaite connaissance des packages MS Office, en particulier Excel et Word.

La connaissance de Saga (logiciel financier) et Homere (logiciel RH) est un atout.

Solides compétences en communication.

Capacité à travailler de sa propre initiative et capacité d’adaptation aux besoins et aux situations changeants.

Flexible, patient et capable de s’adapter à un environnement changeant.

Capacité à travailler sous pression avec de nombreuses échéances, etc.

Une bonne maîtrise de l’anglais oral et écrit est indispensable.

Le français est un atout.

CONDITIONS

Durée du contrat : contrat de droit français, 6 mois.

Date d’entrée en fonction souhaitée : Dès que possible

Salaire: Selon expérience + Perdiem

Durée du contrat : contrat de droit français, renouvelable pour 6 mois.

ALIMA prend en charge les dépenses suivantes :

  • Les frais de déplacement entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de la mission
  • Hébergement sur le terrain
  • La couverture médicale de l’employé à partir du premier jour du contrat jusqu’à un mois après la date de départ du pays de mission comprend également une couverture pour les personnes à charge directes de l’employé qui restent dans le pays d’origine.
  • Évacuation du salarié.

Comment postuler

Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation sur notre page d’emploi avant le (Date).

N.B : Les demandes sont traitées dans l’ordre d’arrivée et nous nous réservons le droit de clôturer l’offre avant le délai initialement indiqué si une bonne demande est retenue.

Seules les candidatures complètes (CV + réponse aux questions) seront prises en compte.

Seules les demandes acceptées seront contactées.
Les candidates sont vivement encouragées à postuler.

Lien vers l’application : https://hr.alima.ngo/jobs/detail/11289?utm_campaign=Campagne+d%27offres+&utm_medium=Website&utm_source=relief+web