PR #08-25-0048– Appel à propositions pour le recrutement d’un cabinet de consultance pour faire une évaluation sur l’intégration de la SVA dans les différentes plateformes communautaires et du système de sante PR #08-25-0048– Appel à propositions pour le recrutement d’un cabinet de consultance pour faire une évaluation sur l’intégration de la SVA dans les différentes plateformes communautaires et du système de sante

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SECTION 1 : Introduction, admissibilité des soumissionnaires et définitions. 1

SECTION 2 : Portée des travaux. 2

SECTION 3 : Instructions relatives à la proposition. 6

SECTION 4 : Critères d'évaluation et fondement de l'attribution. 9

SECTION 6 : Validité de la proposition, date limite de soumission et instructions. 10

SECTION 7 : Négociations. 10

ARTICLE 8 : Conditions de l'appel d'offres. 10

ANNEXE A : Divulgation des conflits d'intérêts. 12

ANNEXE B : Format du CV à utiliser pour le personnel clé (un document par personne) 13

ANNEXE C : Format de l'offre financière. 14

ANNEXE D : Forme de contrat 15

Les soumissionnaires sont encouragés à lire la présente DP et toutes les pièces jointes dans leur intégralité, en portant une attention particulière aux instructions et aux exigences. L'émission de cet appel d'offres n'oblige en aucun cas Helen Keller International à attribuer un contrat, ni n'engage Helen Keller International à payer les coûts encourus pour la préparation et la soumission d'une proposition. Tous les destinataires de cet appel d'offres doivent traiter tous les renseignements et détails qu'il contient comme étant privés et confidentiels.

SECTION 1 : Introduction, admissibilité des soumissionnaires et définitions

Introduction

Helen Keller International (Helen Keller Intl) est une organisation à but non lucratif qui se consacre à sauver et à améliorer la vue et la vie des personnes vulnérables dans le monde en luttant contre les causes et les conséquences de la cécité, de la mauvaise santé et de la malnutrition.

Avec le financement de Give well, depuis 2018, Helen Keller INTL soutient la mise en œuvre de la supplémentation en vitamine A au Mali et particulièrement dans les régions de Kayes, Ségou (depuis 2018), une partie des coûts opérationnels à Sikasso (2019) et de Koulikoro (2021).

La Carence en Vitamine A (CVA) a un impact direct ou indirect sur la morbidité et la mortalité des enfants d’âge préscolaire (0 - 5 ans) et des mères.

L’analyse de l’outil de plaidoyer PROFILES de 2014 a montré qu’elle serait à la base de 110 303 décès d’enfants de moins de 5 ans entre 2012 et 2017 au Mali.

Le contexte de crises multiformes et complexes que vit notre pays a contribué à la dévastation des moyens de subsistance et des revenus, et a réduit le pouvoir d’achat des populations limitant ainsi l’accès à des aliments nutritifs pour les personnes vulnérables ce qui risque d’aggraver les troubles liées aux carences en micronutriments. A cela s’ajoute la pandémie Covid 19 pouvant limiter l’accès aux services de santé. Ces facteurs mis ensemble, augurent d’une crise nutritionnelle qui menace de réduire à néant une décennie de progrès. 

Pour inverser la tendance, le Mali privilégie entre autres la recommandation de l’OMS de supplémenter chaque année tous les enfants de 6 à 59 mois avec deux doses de Vitamine A espacées d’une période de quatre à six mois afin de garantir un impact significatif sur la survie de l’enfant. Au Mali, cette supplémentation est faite sous une approche appelée Semaine d'Intensification des Activités de Nutrition (SIAN) et à travers la routine.

La supplémentation en Vitamine A de routine et la promotion de la consommation des aliments riches en vitamine A sont des activités intégrées dans le paquet minimum d’activités (PMA) des centres de santé. Ces activités sont offertes pendant les séances de vaccination et/ ou de surveillance préventive de l’enfant et sont intégrées dans les outils de collecte des données du programme élargi de vaccination (PEV) et du Système d’Information Sanitaire.

Au Mali, la SIAN et la routine ont été adoptées comme stratégies de prévention et de lutte contre la carence en vitamine A. La mise en œuvre de la SIAN a commencé en 2003 et a été institutionnalisée en 2004 à travers l’organisation de la première Semaine d’Intensification des Activités de Nutrition dans tout le pays. A partir de 2005, la SIAN s’intègre aux Journées Nationales ou locales de Vaccination -Polio, si elles sont organisées afin de minimiser l’utilisation des ressources financières et de maximiser la couverture de la supplémentation en vitamine A. Lorsque ces journées ne sont pas organisées, elle se tient toute seule.  Cependant, cette stratégie nécessite beaucoup plus de ressources et dépend principalement des donateurs extérieurs.

Les données pour la période janvier-juin 2022 montrent une couverture acceptable (90%) de la SVA en campagne, mais celles de la routine sont mitigées par une couverture supérieure ou égale à 70% pour les enfants de 6 à 11 mois contre 10 à 20% pour les enfants d’âges avancés de 12 à 59 mois. Les récents résultats ont montré que le taux de couverture 90% fixé comme objectif n’a pas été atteint et qu’un deuxième tour en 2020 n’a pas pu être organisé par manque de ressources et l’avènement de la pandémie Covid 19. L’analyse des rapports des passages de la SIAN, montrent i) une insuffisance dans la micro-planification, ii) un problème d’estimation des cibles, iii) un faible niveau de connaissance des acteurs sur la SVA, iv) une insuffisance dans la mobilisation et la disponibilité des ressources et une insuffisance dans la communication. Les défis observés dans la supplémentation de la vitamine A en routine portent sur la qualité des données (incohérentes) la faible couverture des enfants de 12 à 59 mois, la non-participation des acteurs communautaires pour soutenir la SVA, la non-utilisation d’autres plates formes du système de santé à part le PEV, la gestion inadéquate des intrants et de la chaîne d’approvisionnement, la faible sensibilisation et participation de la communauté. 

Le système de santé déjà fragilisés par les chocs sus cités est toujours soumis aux crises conjoncturelles et structurelles liées aux facteurs sociopolitiques et économiques. Au vu de tout ce qui précède et en vue d’optimiser la supplémentation de la vitamine A au profit des enfants de 6 à 59 mois, il est nécessaire de faire recourir à toutes les options possibles pour qu’aucun enfant ne soit laisser de côté pour la SVA. C’est pourquoi le Ministère de la Santé et du Développement Social à travers la Sous-Direction Nutrition de la Direction Générale de la Santé et de l’Hygiène Publique en partenariat avec ses  partenaires ( Unicef, Helen Keller Intl, NI, WV, etc.) commandite cette étude qui vise à évaluer les plateformes communautaires et les plateformes du système de santé susceptibles de procurer une couverture semestrielle élevée, équitable pour tous les enfants admissibles ainsi que les obstacles et les catalyseurs à la couverture.

Admissibilité des soumissionnaires

La présente DP est ouverte aux organisations non gouvernementales et aux entités d'entreprises privées qui sont jugées capables de mettre en œuvre la portée des travaux, qui ont un solide dossier d'intégrité et d'éthique des affaires, et qui répondent aux critères d'admissibilité énoncés dans la présente section.

Les soumissionnaires qui soumettent des propositions en réponse à la présente DP doivent satisfaire aux exigences suivantes :

Être une entité non gouvernementale (entreprises à but lucratif et à but non lucratif, organisations non gouvernementales (ONG), etc.) qui sont légalement enregistrées en vertu des lois du pays où elles opèrent.

Avoir démontré sa capacité et son expertise pour mettre en œuvre avec succès l'étendue des travaux.

Avoir rempli les divulgations requises et les demandes d'information et de documentation intégrées à la présente DP

Être prêt à se conformer aux règles et règlements applicables aux donateurs et aux exigences d'Helen Keller Intl.

Remarque : Helen Keller Intl n'attribuera pas de contrat à une entreprise qui est exclue, suspendue ou dont l'exclusion est proposée par le gouvernement des États-Unis, ou qui propose de faire affaire avec des entreprises ou des dirigeants d'entreprises qui sont exclus, suspendus ou proposés à l'exclusion, dans le cadre de l'exécution de l'exigence de cette activité.

SECTION 2 : Portée des travaux

Helen Keller Intl évaluera toutes les propositions admissibles reçues en réponse à la présente demande de propositions conformément aux critères d'évaluation décrits dans le présent document.

La présente DP contient les annexes suivantes :    

• Annexe A : Divulgation des conflits d'intérêts
• Annexe B : Format du CV à utiliser pour le personnel clé (un document par personne)
• Annexe C : Modèle d'offre financière (feuilles de calcul Excel distinctes)
• Annexe D : Forme du contrat
• Annexe E: Les localités concernées pour l’enquête de couverture sont les régions de Kayes, Koulikoro, Sikasso, Ségou, Gao, Mopti et  le district de Bamako.

Helen Keller Intl soutient la supplémentation en vitamine A de 40 millions d'enfants chaque année dans 14 pays d'Afrique subsaharienne.  Lorsqu'elle est administrée deux fois par an à au moins 80 % des enfants âgés de 6 à 59 mois dans les pays où la mortalité des enfants de moins de cinq ans est élevée et où les taux de carence en vitamine A sont élevés, la supplémentation en vitamine A peut contribuer à réduire la mortalité infantile jusqu'à 24 %.

Les capsules de vitamine A sont administrés aux enfants deux fois par an par le biais de multiples mécanismes d'administration. Certains pays organisent des campagnes de distribution de masse où des équipes de distributeurs se rendent dans chaque foyer pour donner la vitamine A aux enfants. D'autres ont intégré le SVA dans leurs soins de santé de base, parallèlement à la vaccination de routine ou à la surveillance de la croissance. Un troisième groupe de pays utilise un système hybride qui combine des campagnes et une supplémentation basée sur les services de routine.

Au Mali, Helen Keller Intl apporte un appui technique et financier pour la mise en œuvre de la Supplémentation en Vitamine A (SVA), dans les régions de Kayes, Ségou et de Koulikoro.

Ces activités sont généralement organisées deux fois par an, vers juin et Décembre de chaque année et sont mises en œuvre par le ministère de la Santé avec le soutien financier et technique des équipes d'Helen Keller intl.

Nous sommes actuellement à la recherche d'un cabinet de consultance pour faire une évaluation sur l’intégration de la SVA dans les différentes plateformes communautaires et du système de santé

L'agence sera responsable de la préparation de l'enquête, y compris l'adaptation Du protocole et des outils, la soumission du protocole et des outils aux comités national d’éthique, le recrutement, la formation et la supervision des enquêteurs de données sur le terrain, le contrôle qualité de la collecte des données, l'analyse des données et la production de rapports.

1. Objectifs

1. Objectif Général

Evaluer la SVA dans les structures de santé et son intégration dans les différentes plates formes communautaires.

Le Consultant travaillera en étroite collaboration avec la Sous-Direction de la Nutrition et les partenaires GAVA (équipe de Unicef, Nutrition Internationale, Helen Keller International et World Vision).

2. Objectifs spécifiques

• Analyser les documents/politiques disponibles sur la supplémentation en vitamine A (SVA) et le déparasitage de routine et de campagne ;
• Faire l’état de lieux de la mise en œuvre de la SVA dans les plates formes communautaires et les indicateurs de suivi et d’évaluation de la SVA ;
• Identifier les déterminants qui entravent et qui facilitent la bonne marche de la SVA dans les activités de routine et les possibles solutions ;
• Identifier les plates-formes communautaires et du système de santé potentielles dans lesquelles la SVA peuvent être intégrée, en particulier celles qui permettraient une couverture accrue des enfants âgés de 12 à 59 mois ;
• Identifier les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces (analyse FFOM) du système de prestation de services de soins de santé primaires et des plates formes communautaires y compris le soutien qui peut être nécessaire pour améliorer et maintenir une couverture élevée de la SVA
• Evaluer les potentialités des plateformes communautaires comme points de fourniture de la SVA et de couverture totale des enfants de 6-59 mois ;
• Evaluer les connaissances des acteurs des plateformes communautaires en matière de SVA
• Evaluer la capacité des districts de s’approvisionner et d’approvisionner les formations sanitaires (Centres de Santé) en vitamine A et d’assurer une bonne gestion de stock afin d’éviter les ruptures en vitamines A
• Evaluer et proposer des solutions dans le cadre de l’approvisionnement, de la gestion des stocks, et des données des Centres de Santé de Références et des CSCom en vitamine A et le déparasitage pour la routine et la campagne ;
• Evaluer la couverture réelle de la SVA à travers le DHIS2 ;
• Faire un audit de la qualité des données d’un semestre dans le DHIS2 si possible et l’intégrer à l’analyse situationnelle ;
• Revoir les indicateurs de suivi et d’évaluation de la SVA
• Cartographier toutes les plateformes communautaires susceptibles d'atteindre les enfants de 12-59 mois ainsi que les critères, opportunités et contraintes d’intégration de la SVA dans chaque plateforme existante ;
• Faire des recommandations pour les stratégies et les ressources nécessaires pour la mise en œuvre de la routine par les plates formes communautaires ; 
• Formuler des recommandations de stratégies efficaces pour améliorer la qualité des activités et des systèmes d’administration de la vitamine A et du déparasitant en routine et suggérer des priorités pour l’amélioration du programme de SVA intégré aux services de routine
• Proposer un plan opérationnel.

2. Résultats attendus : 

Les forces et les faiblesses du système de prestation de services de soins de santé primaires et des plates formes communautaires y compris le soutien qui peut être nécessaire pour améliorer et maintenir une couverture élevée de la SVA sont identifiées ;

La capacité d’approvisionnement et de gestion des stocks, et celles des données des Centres de santé de références   et des CSCom en vitamine A est évaluée et des solutions sont proposées ;

Les déterminants qui entravent et qui facilitent la bonne marche de la SVA dans les activités de routine et les possibles solutions sont connues ;

Les plates-formes communautaires et du système de santé potentielle dans lesquelles la SVA peuvent être intégrée, en particulier celles qui permettraient une couverture accrue des enfants âgés de 12 à 59 mois sont identifiées ;

Les opportunités et le soutien nécessaires pour améliorer l’utilisation quotidienne des plates formes communautaires et du système de santé pour une couverture élevée de la SVA sont identifiées ; 

Les recommandations relatives aux stratégies et ressources nécessaires pour la mise en œuvre de la SVA en routine sont formulées ; 

Un plan opérationnel est proposé. 

3. Méthodologie 

Le consultant (e) sera responsable du développement d’une méthodologie détaillée répondant aux objectifs et résultats attendus. Cette méthodologie, ainsi que les outils sera partagée avec la Sous-Direction de la Nutrition (SDN) et ses partenaires.  Le consultant (e) aura l’appui de la SDN afin de faciliter sa mission, notamment pour la mise à disposition de tous les documents nécessaires, l’organisation des rencontres sur terrain.

La SDN facilitera les déplacements du consultant pour ce qui est des autorisations et introductions auprès des autorités. Cependant les aspects logistiques pour la collecte des données (transport, déplacements etc..) sont à la charge du consultant et doivent être inclus dans la proposition financière, ainsi que les déplacements du consultant sur les sites de collecte de données.

4. Livrables

Les livrables suivants sont attendus :

• Un rapport méthodologique préparatoire et outils de collecte de données utilisés validés par la SDN et ses partenaires avant la réalisation de l’étude ;
• Un rapport de la restitution du rapport préliminaire ; 
• Une présentation Powerpoint en français ;
• Un rapport final en français y compris les annexes ;
• Un plan opérationnel.

Le nombre de jours proposés peut faire l'objet d'ajustements et ne consiste qu'en une estimation initiale pour guider les soumissionnaires dans la tarification. Il représente le nombre de jours pour une personne.

Période contractuelle prévue et mécanisme d'attribution

La période prévue de l'attribution devrait être de 3 mois à partir d'août 2024. Les soumissionnaires doivent indiquer clairement les coûts de soutien « de démarrage » pour l'enquête, s'il y a lieu, nécessaires pour commencer les services.

Helen Keller Intl a l'intention d'attribuer un contrat de service ferme à prix fixe à l'offre gagnante.  Le contrat de service à prix fixe ferme sera attribué à la discrétion d'Helen Keller International. Aucun bénéfice, frais, taxes ou coûts supplémentaires ne peuvent être ajoutés après l'attribution. La présente DP est assujettie à toutes les modalités du contrat qui en résulte. Toute récompense qui en résultera sera régie par les présentes conditions générales.

SECTION 3 : Instructions relatives à la proposition

La proposition du Soumissionnaire consistera en deux documents distincts :

Partie 1 - Offre technique

Partie 2 – Offre financière

L'Offre Technique et l'Offre Financière (collectivement la « Proposition ») doivent être soumises séparément. Le Soumissionnaire ne doit pas inclure de données sur les coûts dans l'Offre technique.

La proposition doit être présentée de manière concise et structurée, et doit expliquer en détail la disponibilité, l'expérience et les ressources du soumissionnaire pour fournir les services demandés.

Les propositions qui sont incomplètes ou qui ne répondent pas à ces critères peuvent ne pas être prises en compte dans le processus d'évaluation. Toutes les propositions doivent être soumises en français.

L'offre technique et l'offre financière doivent être accompagnées d'une lettre de motivation qui doit inclure les renseignements suivants et doit être signée et estampillée par un représentant autorisé de l'organisation soumissionnaire :

• Date de soumission de la proposition
• Durée de validité de la proposition (minimum {90} jours)
• Nom de l'entreprise ou de l'organisation
• Nom et titre du représentant autorisé de l'organisme
• Type d'entreprise/organisation.
• Adresse
• Téléphone
• Courriel
• Numéro d'identification fiscale
• Autres documents requis qui doivent être joints à la lettre d'accompagnement :
• Copie de l'enregistrement ou de l'incorporation au registre public, ou document équivalent du bureau gouvernemental où le soumissionnaire est inscrit.
• Copie de l'immatriculation fiscale de l'entreprise, ou document équivalent.
• Copie de la licence commerciale ou d'un document équivalent.

NB : Offre Financière doit prendre en compte les frais de soumission du protocole au Comité éthique, la Prise en charge des Focus group pour les entretiens qualitatifs

Les soumissionnaires doivent également soumettre un formulaire de déclaration de conflit d'intérêts signé. Ce formulaire sera évalué afin d'établir si le soumissionnaire est en situation de conflit d'intérêts actuel ou futur, conformément à la définition de l'annexe A. S'il est conclu qu'un conflit d'intérêts déclaré par le Soumissionnaire pourrait avoir un impact négatif sur la capacité du Soumissionnaire à exécuter le Service, Helen Keller Intl peut décider de rejeter la proposition soumise. Le fait de ne pas remplir correctement le formulaire de déclaration de conflit d'intérêts peut également entraîner le rejet de la proposition soumise.

Partie 1 : OFFRE TECHNIQUE  

L'offre technique doit être rédigée en français, dactylographiée dans Microsoft Word, à simple interligne, chaque page étant numérotée consécutivement. Un nombre maximum de pages pour chaque composante de l'Offre Technique est indiqué ci-dessous.

L'offre technique doit inclure les éléments suivants :

Dossier de la performance antérieure du soumissionnaire / expérience pertinente – {2} pages maximums

Informations relatives à la performance antérieure du soumissionnaire / à son expérience antérieure dans la réalisation de travaux dans le pays/la région de nature et de volume similaires aux services demandés (brève description, livrables, date, client, etc.).

Les soumissionnaires doivent également fournir des coordonnées pour au moins trois (3) références professionnelles pour des travaux antérieurs et/ou de l'expérience dans le cadre d'un cahier des charges similaire. Les coordonnées doivent inclure, au minimum, le nom de la personne, le nom de l'entreprise, de brèves informations sur la relation avec le soumissionnaire, l'adresse, l'adresse électronique et le numéro de téléphone. Helen Keller Intl se réserve le droit de contacter toutes les références fournies. Les coordonnées des références ne sont pas soumises à la limitation de page pour cette section.

Approche technique – {7} pages maximum

L'approche technique pour les deux enquêtes (1 et 2) doit décrire l'approche proposée pour atteindre les objectifs du programme et doit tenir compte des éléments suivants :

• Des informations indiquant si le Soumissionnaire est actuellement présent dans le pays/la région, et la nature de cette présence.
• Une brève description de la compréhension qu'a le soumissionnaire des objectifs et de la portée des travaux pour les services professionnels.
• Une brève description de la méthodologie à utiliser pour la mise en œuvre de la (des) enquête(s) et des capacités du Soumissionnaire en termes d'équipes, de logistique,
• Une description de la manière dont le soumissionnaire recueillera des informations avec les équipes mondiales, régionales et nationales d'Helen Keller.
• Un aperçu de la façon dont le soumissionnaire proposerait d'exécuter les services demandés indiqués dans la présente DP.
• Comment le soumissionnaire identifiera-t-il les lacunes et les besoins des équipes mondiales, régionales et nationales en termes de produits de connaissances, de guides et d'outils ?
• Quelle méthodologie sera utilisée pour élaborer les guides et les outils ?
• Comment les produits seront-ils transformés en solutions d'apprentissage en ligne et comment la plateforme sera-t-elle développée ?

Exigences relatives à la structure de l'équipe – {3} pages maximums, à l'exclusion des CV

• Structure de l'équipe : Les soumissionnaires doivent décrire la structure de l'équipe qui réalisera les objectifs et la portée des travaux décrits dans la présente DP. Les structures d'équipe doivent identifier le gestionnaire de projet (ou le chef d'équipe) et les autres membres de l'équipe, ainsi que les rôles et responsabilités de chacun pendant la durée des services professionnels.
• Si l'un des membres de l'équipe proposée ne réside pas actuellement dans le pays d'Helen Keller où la ou les enquêtes auront lieu, le soumissionnaire doit indiquer comment le personnel se rendrait dans le pays pour effectuer ces services, ainsi que le temps de déplacement estimé.
• 
  

Au minimum, le soumissionnaire doit fournir les renseignements suivants :

• Un curriculum vitæ à jour du personnel clé proposé dans le format fourni à l'annexe C.  Le CV ne doit pas dépasser trois pages et doit être rédigé dans l'ordre chronologique, en commençant par l'expérience la plus récente et en résumant l'expérience et les qualifications pertinentes.
• 
  
• Le pays de résidence de toutes les personnes proposées pour la fourniture de ce Service (c'est-à-dire le pays dans lequel la ou les personnes résident et d'où elles partiraient pour se rendre sur le Lieu d'exécution pour effectuer les services).
• 
  
• Si l'un des membres du personnel du Soumissionnaire ne réside pas dans le pays dans lequel il est affecté à l'exécution des Services requis, le Soumissionnaire doit indiquer comment ce personnel se déplacerait pour exécuter ces Services, ainsi que le temps de trajet estimé. Le soumissionnaire doit préciser le nombre de voyages qui pourraient être nécessaires et les membres de l'équipe qui participeraient à ces voyages.

Le soumissionnaire doit aviser Helen Keller Intl s'il a l'intention de remplacer un membre clé de son équipe (avec une explication pour le faire) avant la date d'attribution et fournir à Helen Keller Intl les informations requises pour l'approbation d'une proposition de remplacement. Tout remplacement sera soumis à l'approbation de Helen Keller Intl. Ceci est également valable pour tout remplacement ayant lieu pendant la durée du contrat.

Helen Keller Intl peut choisir de contacter le soumissionnaire avant de prendre une décision finale. Veuillez confirmer si cela est possible, en veillant à ce que les coordonnées complètes soient également incluses dans le CV (e-mail, numéro de téléphone).

Partie 2 : OFFRE FINANCIÈRE  

Ce contrat sera émis sous la forme d'un contrat de service fixe ferme avec paiement effectué sur les livrables sur les services/produits. Helen Keller Intl n'émettra que des paiements via des méthodes de paiement électroniques et tous les comptes bancaires doivent être au nom de l'entreprise ou de l'organisation uniquement. 

Dans le cadre de l'offre financière, les soumissionnaires doivent inclure un budget détaillé, soumis dans Microsoft Excel, exprimé en dollars américains et en devise locale, accompagné d'une description du budget, soumis dans Microsoft Word, décrivant la base des éléments de coût énumérés. Les renseignements à l'appui doivent être fournis de manière suffisamment détaillée pour permettre une analyse complète et une détermination du caractère raisonnable de chaque élément de coût. Les soumissionnaires sont tenus d'inclure et d'étiqueter clairement tous les coûts de l'arpentage jugés nécessaires à la réalisation des travaux demandés en vertu des présentes.

Le modèle d'offre financière se trouve à l’annexe C et doit comprendre les éléments suivants :

1. Coût de la main-d'œuvre : Le soumissionnaire doit fournir des informations relatives à la structure de l'équipe, aux taux journaliers et au niveau d'effort (mesuré en jours) pour les livrables énumérés. Veuillez indiquer les hypothèses formulées lors de la soumission des informations sur les coûts, y compris les options supplémentaires et l'énoncé de toutes les conditions.

2. Autres coûts directs : Le soumissionnaire doit fournir une estimation détaillée des autres coûts directs principaux qui sont jugés nécessaires à l'achèvement des travaux. Les autres coûts directs couvriront les frais de transport, de visa et d'indemnités journalières. Tous les autres coûts directs doivent être convenus au préalable avec Helen Keller Intl.

3. Tarifs indirects et honoraires fixes : S'il est d'usage habituel pour un soumissionnaire de budgétiser les tarifs indirects, par exemple les frais généraux et administratifs, les taux administratifs ou autres, les soumissionnaires doivent expliquer les taux et la base d'application des tarifs dans l'exposé du budget. Helen Keller Intl se réserve le droit de demander des informations supplémentaires pour justifier les tarifs indirects d'un soumissionnaire. Les frais fixes proposés doivent également être expliqués dans l'exposé du budget et représentés sous la forme d'un poste distinct dans le budget.

SECTION 4 : Critères d'évaluation et fondement de l'attribution

Helen Keller Intl suivra une méthodologie de sélection Best Value Trade-Off. Helen Keller Intl peut attribuer un prix à une entreprise admissible et responsable dont la proposition est la plus avantageuse pour le programme, le prix et d'autres facteurs étant considérés comme une proposition, y compris, mais sans s'y limiter, la conformité aux exigences de l'appel d'offres sans écart important. Les soumissionnaires ne peuvent pas modifier les offres non conformes après la date limite de soumission afin de les rendre conformes. Toutefois, Helen Keller Intl peut demander à un Soumissionnaire de clarifier son offre tant qu'il n'existe pas d'écart important.

Les critères ci-dessous serviront de base à l'évaluation des propositions. La sélection sera basée principalement sur les mérites techniques des propositions, mais le prix et d'autres facteurs seront pris en considération, et l'attribution ne sera faite que si la proposition est jugée techniquement acceptable et d'un coût raisonnable.  

Nous tenons à vous informer qu'une interview sera organisée avec tous les candidats afin de mieux comprendre les différentes soumissions. Cette étape pourrait être éliminatoire, car l'interview sera évaluée par un panel qui rédigera un rapport pour déterminer les candidats les plus qualifiés ou aptes pour l'étude. 

À l'issue de l'évaluation des offres techniques, Helen Keller Intl évaluera les offres financières pour la présentation du budget, les détails de la description du budget et la rentabilité (raisonnable, réaliste, correspondant à l'offre technique et répondant aux exigences de l'appel d'offres). Aucun point n'est attribué aux Offres Financières, mais ces critères seront pris en compte en conjonction avec le score total de l'Offre Technique. Cet appel d'offres utilise le processus de compromis et Helen Keller Intl peut attribuer un contrat à l'offrant dont la proposition représente la meilleure valeur pour Helen Keller Intl et le programme. Helen Keller Intl peut attribuer à un offrant un prix plus élevé s'il est déterminé que l'évaluation technique supérieure de cet offrant justifie le coût / prix supplémentaire.

SECTION 6 : Validité de la proposition, date limite de soumission et instructions

Les propositions doivent avoir une période de validité de 90 jours à compter de la date de soumission de la proposition, comme indiqué dans la lettre d'accompagnement.

Les propositions doivent être soumises par voie électronique avant la date limite indiquée sur la page couverture de la présente DP par courriel à l'adresse suivante mali.procurement@hki.org  en indiquant dans l'objet du courriel le nom de l'entreprise et le numéro de la DP.

Une soumission de proposition complète comprendra les documents suivants, qui doivent tous faire référence au numéro de DP tel qu'indiqué sur la page couverture du présent document :

• Lettre de motivation
• Offre technique
• Offre financière
• Formulaire de divulgation des conflits d'intérêts
• Copies des documents d'enregistrement de l'entreprise soumissionnaire
• Autres informations pertinentes à la soumission de la proposition

QUESTIONS : Aucune question verbale ne sera posée, que ce soit en personne ou par téléphone.  Cependant, Helen Keller Intl répondra aux questions écrites au sujet de cet appel d'offres jusqu'à la date indiquée sur la page couverture du présent document. Toute question relative à cet appel d'offres doit être adressée à mali.procurement@hki.org

SECTION 7 : Négociations 

Des propositions de meilleures offres sont demandées. On s'attend à ce qu'une attribution soit accordée uniquement sur la base des offres initiales reçues. Cependant, Helen Keller Intl se réserve le droit de mener des discussions, des négociations et/ou de demander des éclaircissements avant l'attribution d'un contrat. De plus, Helen Keller Intl se réserve le droit d'organiser une gamme concurrentielle et de limiter le nombre de soumissionnaires dans la fourchette concurrentielle afin de permettre un environnement d'évaluation efficace parmi les propositions les mieux notées. Les soumissionnaires les mieux notés, tels que déterminés par le comité d'évaluation technique, peuvent être invités à soumettre leurs meilleurs prix ou leurs meilleures réponses techniques au cours d'une fourchette concurrentielle. À la seule discrétion de Helen Keller Intl, les soumissionnaires peuvent être invités à faire des présentations orales. S'il s'agit d'une opportunité, Helen Keller Intl se réserve le droit d'attribuer des prix distincts par composante ou de ne pas accorder de prix du tout.

ARTICLE 8 : Conditions de l'appel d'offres 

L'émission de cet appel d'offres ne constitue pas un engagement d'attribution de la part d'Helen Keller Intl, ni n'engage Helen Keller Intl à payer les coûts engagés pour la préparation et la soumission d'une soumission.

Les pièces jointes font partie intégrante de cet appel d'offres.

Helen Keller Intl peut communiquer avec les soumissionnaires pour confirmer la personne-ressource, l'adresse, le montant de la soumission et pour confirmer que la proposition a été soumise dans le cadre de cet appel d'offres.

Fausses déclarations : Les soumissionnaires doivent fournir des renseignements complets, exacts et complets, comme l'exigent la présente demande de soumissions et ses annexes.

Divulgation des conflits d'intérêts : À l'annexe A, les soumissionnaires doivent divulguer toute relation passée, présente ou future avec toute partie associée à la délivrance, à l'examen ou à la gestion de la présente demande de soumissions et à l'attribution prévue.  L'omission de fournir une divulgation complète et ouverte peut entraîner Helen Keller Intl à devoir réévaluer la sélection d'un soumissionnaire potentiel.

Droit de sélection/rejet : Helen Keller Intl se réserve le droit de sélectionner et de négocier avec les entreprises qu'elle détermine, à sa seule discrétion, comme étant qualifiées pour des propositions concurrentielles et de mettre fin aux négociations sans encourir aucune responsabilité.  Helen Keller Intl se réserve également le droit de rejeter tout ou partie des propositions reçues sans explication.

Droits réservés : Toutes les réponses à l'appel d'offres deviennent la propriété d'Helen Keller Intl et Helen Keller Intl se réserve le droit, à sa seule discrétion, de :

De disqualifier toute offre fondée sur le non-respect par le Soumissionnaire des instructions de sollicitation ;

Renoncer à tout écart par rapport aux exigences de la présente demande de soumissions qui, de l'avis d'Helen Keller Intl, ne sont pas considérés comme des défauts importants nécessitant un rejet ou une disqualification ou lorsqu'une telle renonciation favorisera une concurrence accrue ;

Prolonger le délai de soumission de toutes les réponses à l'appel d'offres après notification à tous les soumissionnaires ;

Mettre fin au processus d'appel d'offres ou le modifier à tout moment et l'émettre à nouveau à la personne qu'Helen Keller Intl juge appropriée ;

Attribuer un prix sur la base de l'évaluation initiale des offres sans discussion ;

N'attribuer qu'une partie des activités de l'appel d'offres ou décerner plusieurs prix en fonction des activités de sollicitation.

• Les soumissionnaires et le personnel proposé doivent divulguer tous les facteurs qui pourraient limiter la capacité de l'organisation à fournir les services de manière indépendante, tels que la relation avec les employés homologues, les emplois antérieurs, etc. 

ANNEXE A : Divulgation des conflits d'intérêts

Code de conduite et politique d'éthique d'Helen Keller Intl :  Conformément au code de conduite et à la politique d'éthique d'Helen Keller Intl, Helen Keller Intl exige une divulgation complète et ouverte lorsqu'il s'agit d'approvisionnement. À ce titre, les employés d'Helen Keller Intl doivent éviter tout conflit d'intérêts ou l'apparence d'un conflit d'intérêts. Les employés d'Helen Keller Intl doivent à tout moment fournir une divulgation complète de leurs actions ou de leurs relations avec des fournisseurs, des entrepreneurs ou des consultants potentiels.  Les employés d'Helen Keller Intl ne doivent pas solliciter, demander, accepter ou accepter un cadeau d'un fournisseur ou d'un fournisseur potentiel.

Helen Keller Intl se réserve le droit de rejeter tout ou partie des devis lorsqu'il est jugé dans le meilleur intérêt de l'organisation et/ou des personnes qu'elle sert. Toutes les parties qui soumettent une proposition en réponse à la présente demande de propositions sont tenues de divulguer l'existence de tout conflit d'intérêts réel ou possible concernant chaque pays inclus dans leur proposition dans le formulaire de déclaration de conflit d'intérêts ci-joint.

Le fait de ne pas divulguer l'intégralité de ces informations pourrait conduire Helen Keller Intl à rejeter une proposition. Si une partie n'a pas de conflit d'intérêts à déclarer pour l'un des pays couverts par sa proposition, elle peut soumettre un formulaire énumérant tous les pays couverts.

« Conflit d'intérêts » désigne une situation dans laquelle un Soumissionnaire, ou une Filiale (telle que définie ci-dessous), ou un sous-traitant (le cas échéant) d'un Soumissionnaire, a des intérêts (financiers, organisationnels, personnels, réputationnels ou autres) qui rendraient ou pourraient sembler rendre difficile pour un Soumissionnaire de remplir ses obligations envers Helen Keller Intl dans son rôle de fournisseur dans un objectif,  d'une manière indépendante et professionnelle, ou une situation dans laquelle il est raisonnable de prévoir qu'un tel intérêt se présenterait. Un conflit d'intérêts peut survenir dans les circonstances suivantes, qui ne sont pas exhaustives :

un soumissionnaire a été ou est impliqué dans la conception d'une proposition ou d'une demande de financement qui a été ou sera soumise à Helen Keller Intl ;

un soumissionnaire a fourni ou participe à la prestation de conseils à une entité qui est un récipiendaire principal ou un sous-récipiendaire ;

un soumissionnaire a été impliqué dans l'acquisition de biens et/ou de services par un bénéficiaire principal et/ou un sous-récipiendaire, ou a fourni des conseils à cet égard ;

un soumissionnaire a fourni ou participe à la prestation de services d'audit à un récipiendaire principal et/ou à un sous-récipiendaire ; ou

un soumissionnaire a présenté une déclaration d'intérêt, une soumission, une soumission ou un intérêt autrement manifesté à fournir des services de quelque nature que ce soit à un récipiendaire principal ou à un sous-récipiendaire qui demeure valide au moment et pour la durée du présent contrat.

« Affilié » désigne une entreprise commerciale, une personne physique ou une autre entité qui, directement ou indirectement : (i) contrôle ou peut contrôler un Soumissionnaire ; (ii) est contrôlé par, ou peut vraisemblablement être contrôlé par un Soumissionnaire ; ou (iii) avec un Soumissionnaire, est contrôlé par, ou peut vraisemblablement être contrôlé par, le même tiers.

Formulaire de déclaration de conflit d'intérêts du soumissionnaire

Veuillez cocher une case ci-dessous, le cas échéant :

Enchérisseur: 

 
  ANNEXE B : Format du CV à utiliser pour le personnel clé (un document par personne) 

ANNEXE C : Format de l'offre financière 

Étude budgétaire proposée :